Conditions Générales

Les présentes conditions générales (« Conditions »), ainsi que l'Offre de service, le contrat de location et le guide des prix pour les exposants, le cas échéant, et les autres documents applicables, qui vous sont fournis dans leur cadre, constituent l'intégralité du contrat (le « Contrat ») entre le client soussigné (« Client » ou « vous ») et Pinnacle Live LLC (« Pinnacle Live » ou « nous ») en ce qui concerne l'objet des présentes conditions.

L'Offre de service, y compris les prix, les remises et les concessions qui y sont énoncées, est valable pendant trente (30) jours à compter de la date de modification du travail spécifiée dans l’Offre de Service. Si vous ne nous avez pas renvoyé l’entente signée dans les (30) jours, vous devez en informer directement le contact Pinnacle Live indiqué dans l’Offre de Service pour demander la mise à jour de cette dernière.

Ces conditions comprennent certaines dispositions destinées aux exposants qui ne s'appliquent qu'à vous si vous êtes un exposant. Vous êtes un « exposant » si vous louez un stand ou un espace lors d'une exposition, d'un salon professionnel, d'un forum ou d'un événement similaire pour présenter votre/vos produit(s) et/ou service(s). En cas de doute sur l'applicabilité de cette définition à votre cas, veuillez contacter votre représentant commercial Pinnacle Live à des fins de confirmation.

Pinnacle Live accepte de louer au Client, et le Client accepte de louer auprès de Pinnacle Live, le matériel décrit plus en détail dans le cahier des charges ci-joint (le « Matériel »), sous réserve des présentes conditions :

Acceptation

Le client doit lire, signer et nous renvoyer les présentes conditions avant de recevoir l'équipement ou les services connexes de notre part.
Les ajustements de l’offre de service peuvent généralement être effectués avant la livraison de l'équipement et la prestation des services, à condition que la main-d'œuvre et les équipements nécessaires soient disponibles pour répondre à votre demande. Nous recommandons aux exposants de soumettre toute demande de ce type au moins dix (10) jours avant le premier jour du programme.

Aide à l'estimation

Si vous n'êtes pas sûr de vos besoins ou si vous souhaitez apporter des modifications, adressez-vous à notre directeur de site, notre directeur des ventes ou notre responsable des ventes. Nous pouvons vous aider à estimer vos besoins en main-d'œuvre et en équipement pour votre programme.

Tarifs de la main-d'œuvre

Les coûts de la main-d'œuvre inclus dans l’offre de service (« coûts de la main-d'œuvre ») ne sont que des estimations, et le total des coûts de la main-d'œuvre dépendra du nombre réel d'heures de travail, y compris toute heure supplémentaire applicable, que nous vous facturerons aux taux en vigueur.
Une journée de travail normale pour notre personnel est de dix (10) heures par jour. Après les dix (10) premières heures, les taux d'heures supplémentaires entrent en vigueur à raison d'une fois et demie (1,5) le taux de rémunération régulier.
Si un programme se poursuit jusqu'après minuit, toute heure de travail après minuit dans le cadre du même programme est considérée comme faisant partie du jour civil précédent aux fins du calcul des heures et de l'applicabilité des heures supplémentaires.
Les jours fériés fédéraux et d'État, les taux de travail sont deux fois plus élevés que les taux de rémunération réguliers.

Tarifs de l'équipement

Le client accepte de payer à Pinnacle Live les frais de location de l'équipement pendant la période de location (« frais de location ») spécifiée dans le cahier des charges. Les frais de location sont calculés par tranche d'une journée complète sur la base du tarif de location de chaque pièce d'équipement par jour civil.
Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer si votre période de location réelle dépasse le nombre de jours indiqué dans l’offre de service.
Un programme unique qui se poursuit après minuit le jour civil suivant peut être considéré comme un jour unique aux fins du calcul des frais de location, uniquement si cela est prévu dans l’offre de service ou si nous l'indiquons par écrit.

Frais de service

Les frais de service permettent à Pinnacle Live de fournir le soutien nécessaire à la réussite de votre réunion ou programme, y compris la planification et la préparation du pré-programme, le soutien sur place, la collaboration avec nos partenaires hôteliers et plus encore. La totalité des frais de service aide à couvrir nos coûts administratifs et ne constitue pas un pourboire en tout ou partie en faveur des employés de Pinnacle Live ou de toute autre partie.

Dommages et sécurité

Le client assume par la présente toute responsabilité pour tout dommage ou perte de l'équipement et accepte de payer tous les coûts de réparation ou de remplacement de tout équipement endommagé ou mis hors service suite à un accident, une mauvaise utilisation ou une négligence.
En cas de perte ou de destruction de l'équipement ou de perte de possession de celui-ci, ou en cas d'impossibilité de retourner l'équipement à Pinnacle Live dans son état initial, le client accepte de payer à Pinnacle Live le coût de remplacement complet et actuel de l'équipement.
Sous son contrôle, le client autorise Pinnacle Live à accéder à l'équipement et à chaque lieu où se trouve l'équipement, à tout moment, aux fins de mise en œuvre, d'entretien et/ou de retrait.

Équipement

Pinnacle Live conserve tous les titres et droits sur l'équipement et les accessoires, et le client doit s'assurer qu'aucun privilège, aucune réclamation ou charge n'y est associé ou appliqué.
Après l'installation du matériel par le personnel de Pinnacle Live, le client aura la possibilité de le tester et d'identifier tout problème potentiel sur ce matériel avant le départ du personnel de Pinnacle Live. Après cette période, le client est réputé avoir inspecté et testé le matériel et accepte d’avoir reçu le matériel en bon état de fonctionnement.
Le client accepte que Pinnacle Live ne soit en aucun cas responsable de toute perte, de tout dommage matériel ou corporel causé par ou en relation avec le fonctionnement, le stockage ou le transport de l'équipement.
Le client s'engage à utiliser l'équipement de bonne foi et conformément à toutes les instructions fournies par Pinnacle Live, et s'engage également à informer Pinnacle Live en cas d'interruption de service ou de dommage ou de panne du matériel.
Pinnacle Live réparera cet équipement ou, si elle n'en est pas capable, s'efforcera raisonnablement de le remplacer par un équipement similaire, s'il est disponible, dans les meilleurs délais après réception de cette notification. Toutefois, la phrase précédente ne s'applique pas lorsque Pinnacle Live détermine, à sa seule discrétion, que l'équipement a fait l'objet d'un abus, d'une mauvaise utilisation, d'une négligence, d'un accident, d'une manipulation inappropriée, de contraintes physiques anormales, de conditions environnementales anormales, ou d'une utilisation contraire aux instructions fournies par Pinnacle Live, ou d'une utilisation avec un produit, un matériel, un logiciel ou un produit tiers qui n'a pas été préalablement approuvé par écrit par Pinnacle Live.
Si vous apportez un ordinateur personnel ou un autre équipement qui sera utilisé à des fins de présentation pendant votre programme, cet ordinateur ou cet autre équipement doit être testé avec l'équipement en question à l'avance pour en assurer la compatibilité. Assurez-vous de bien connaître le fonctionnement de votre ordinateur et de votre logiciel.
Toutes les locations d'équipement sont destinées à être utilisées dans la salle spécifique ou tout autre endroit indiqué dans l’offre de service. Le client ne doit pas déplacer l'équipement de son endroit d'installation initial pour l'utiliser ailleurs.
Tous les équipements et tout autre matériel fournis par Pinnacle Live seront désinstallés uniquement par Pinnacle Live à la fin de votre programme, conformément à l’offre de service.

Paiement

FACTURE PRINCIPALE - Tous les frais seront appliqués à la facture principale du client sur le lieu de l'événement après approbation de ce dernier, sauf indication contraire dans l’offre de service.
FACTURE DIRECTE - Le client doit soumettre tout paiement direct applicable à Pinnacle Live par virement bancaire, virement TEF (Transfert Électronique de Fonds), carte de crédit ou chèque, conformément à l’offre de service. Nous devons recevoir le paiement initial au moins deux (2) semaines avant la date du programme. Le paiement initial minimum dû est un montant égal à 100 % de tous les frais estimés énumérés dans l’offre de service. À la fin de votre programme, nous vous enverrons une facture finale si le montant réel dû est supérieur aux paiements effectués. Le paiement final doit nous parvenir dans les 30 jours suivant la présentation de la facture finale.
Le client doit nous fournir une carte de crédit valide avant la date du programme. Le client reconnaît par sa signature que tous les paiements, frais ou autres montants qu'il nous doit pour tous les biens et/ou services rendus dans le cadre du présent contrat, ainsi que tout dommage ou destruction de l'équipement, peuvent être facturés sur sa carte de crédit en remplacement d'autres contrats financiers, sauf indication contraire dans l’offre de service. Les frais de carte de crédit sont également soumis à des frais de commodité de 4 %.
Si cela s'avère nécessaire aux fins du recouvrement des sommes qui nous sont dues en vertu du présent contrat, le client accepte de payer tous les coûts et frais de recouvrement que nous avons engagés, y compris les frais de justice et les honoraires d'avocat raisonnables.
Les frais estimés ne comprennent pas les frais d'électricité qui peuvent être engagés.

Annulation
Vous pouvez annuler le présent contrat à tout moment en nous adressant un avis écrit avant la date de livraison prévue. Des frais d'annulation (« frais d'annulation ») peuvent s'appliquer.
Si vous êtes un exposant, et que vous nous fournissez un avis d'annulation écrit :
1. dans les vingt-quatre (24) heures précédant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 100 % du montant total des frais de location et des coûts de main-d'œuvre estimés.
2. dans un délai de vingt-quatre (24) à quarante-huit (48) heures avant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 75 % du montant total des frais de location et des coûts de main-d'œuvre estimés.
3. dans un délai de quarante-huit (48) à soixante-douze (72) heures avant le début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 50 % du montant total des frais de location et des coûts de main-d'œuvre estimés.
4. dans un délai de plus de soixante-douze (72) heures avant la date de début du programme, aucun frais d'annulation ne sera appliqué.
Si vous n'êtes pas un exposant, vous devez payer les frais d'annulation applicables ci-dessous.
1. Équipement Si vous nous fournissez un avis d'annulation écrit :
  1. dans les vingt-quatre (24) heures précédant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 100 % du montant total estimé des frais de location.
  2. dans un délai de vingt-quatre (24) à quarante-huit (48) heures avant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 75 % du montant estimé des frais de location.
  3. dans un délai de plus de quarante-huit (48) heures avant le début du programme, aucun frais d'annulation ne sera appliqué.
2. Main-d'œuvre Si vous nous fournissez un avis d'annulation écrit :
  1. dans les vingt-quatre (24) heures précédant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 100 % du montant total estimé des coûts de main-d'œuvre.
  2. dans un délai de vingt-quatre (24) à soixante-douze (72) heures avant la date de début du programme, les frais d'annulation s'élèvent à 75 % du montant estimé des coûts de main-d'œuvre.
  3. dans un délai de plus de soixante-douze (72) heures avant la date de début du programme, aucun frais d'annulation ne sera appliqué.
En cas d'annulation de votre part, vous acceptez de payer à Pinnacle Live, en plus de chaque frais d'annulation applicable, le montant total des services rendus et des dépenses engagées par nous jusqu'à la date d'annulation incluse, y compris, mais sans s'y limiter, les coûts associés aux conceptions/constructions personnalisées, à la création de contenu, etc.

Modifications du devis du programme

Avant le premier jour du programme, Pinnacle Live fournira une estimation actualisée des frais de location, des coûts de main-d'œuvre et de tous les autres frais applicables pour approbation et signature.
Les exposants doivent soumettre tous les ordres de modification par écrit.

Ajouts sur place

Le client doit nous fournir les noms des personnes autorisées à apporter des modifications à l’offre de service en son nom.
Toute demande de services ou d'équipements supplémentaires après la livraison de l'équipement est soumise à la disponibilité de notre personnel et de nos équipements.
Vous devez informer directement le contact Pinnacle Live indiqué dans le cahier des charges pour demander toute modification.

Équipement et services Internet/réseau

Dans le cas où le présent contrat comprend des équipements et/ou des services Internet/réseau, le client comprend et accepte ce qui suit :

Le client comprend et accepte que Pinnacle Live ne possède ni ne contrôle les installations de télécommunication du réseau utilisées pour accéder à Internet et qu'Internet est un domaine public non réglementé.
Le client comprend et accepte convient que Pinnacle Live ne garantit pas l’opérabilité de tout réseau ou service Internet et ne sera en aucun cas responsable de toute interruption, panne ou défaillance liée à Internet ou au réseau, que cela implique ou non des câbles et/ou du matériel fournis par le client ou un tiers, ou tout autre problème lié aux services Internet ou réseau utilisés par le client.
Le client ne doit en aucun cas tenter d'obtenir un accès non autorisé à une partie du réseau ou de la modifier.
Le réseau ne peut être utilisé qu'à des fins légales et conformément aux présentes conditions.
Il est interdit au client de causer ou de permettre la transmission de tout matériel en violation de toute loi ou réglementation locale, étatique, fédérale ou internationale applicable, y compris, mais sans s'y limiter, tout matériel qui viole un brevet, un secret commercial, une marque de commerce, un droit d'auteur ou d'autres droits de propriété intellectuelle de tiers, et tout matériel que nous jugeons raisonnablement menaçant ou obscène.
Sauf indication contraire dans l’offre de service, l'hôtel ou le lieu concerné maintient son propre réseau sans fil dans tous les espaces publics et de réunion; par conséquent, en raison de conflits potentiels concernant le protocole 802.11 mentionné ci-dessous, il est interdit aux invités d'utiliser leurs propres points d'accès au réseau sans fil.
Vous, ou le professionnel de l'informatique que vous avez désigné, serez responsable de la configuration appropriée de vos ordinateurs personnels et des autres équipements que nous avons autorisés à utiliser dans le cadre des services et des équipements fournis par Pinnacle Live. En aucun cas, le personnel de Pinnacle Live ne sera responsable de la modification de la configuration d'un ordinateur ou de tout autre équipement non fourni par nous.
Aucun serveur ou routeur n'est autorisé, y compris, mais sans s'y limiter, les serveurs NAT, DHCP et proxy. Les exposants doivent nous acheter une adresse IP pour chaque appareil connecté au réseau/Internet, que cette adresse soit utilisée ou non.
Nous nous réservons le droit de déconnecter tout équipement qui, selon nous et à notre seule discrétion, pourrait causer des problèmes de réseau. Le client n'a droit à aucun remboursement pour ces services ou équipements qui ont été déconnectés.
Le client s'engage à ne pas partager, revendre, étendre, ponter ou utiliser de manière abusive l'équipement, les connexions et/ou les services de Pinnacle Live. Pinnacle Live, à sa seule discrétion, se réserve le droit de mettre fin à l'accès de tout Client ayant violé le présent Contrat.
DÉCLARATION SUR LES SERVICES SANS FIL (802.11). Le service Internet sans fil est intrinsèquement vulnérable aux interférences provenant d'autres appareils qui transmettent des signaux radioélectriques similaires ou qui fonctionnent dans le même spectre de fréquences. Pinnacle Live ne peut garantir en aucun cas l'absence d'interférences. Pinnacle Live ne recommande pas l'utilisation du service sans fil pour les services essentiels tels que les présentations ou les démonstrations de produits. Pour des démonstrations ou présentations de produits et d'autres activités essentielles via Internet, Pinnacle Live recommande vivement au Client d'acheter des connexions filaires. Si vous ne savez pas quel produit correspond le mieux à vos besoins, veuillez contacter le représentant Pinnacle Live sur place.

Conditions supplémentaires applicables aux exposants

L'assurance et la sécurité de l'équipement relèvent de votre seule responsabilité. Vous devez maintenir une police d'assurance qui couvre la perte ou les dommages à l'équipement pour un montant qui n'est pas inférieur à la valeur de remplacement totale de l'équipement telle qu'indiquée dans l’offre de service, et cette police doit mentionner Pinnacle Live comme bénéficiaire supplémentaire. Vous devez nous fournir une copie de la police avant de recevoir tout équipement de notre part, et vous devez vous assurer que la police reste active jusqu'à ce que nous ayons confirmé la réception du paiement de la facture finale.
Les coûts de la main-d'œuvre syndicale, le cas échéant, ne sont pas inclus dans les frais de location.
Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé après la fin du programme.
Il se peut que votre stand ne dispose pas de prises de courant désignées, y compris des colonnes et des prises murales. Vous êtes responsable de l'identification du nombre de prises dont vous aurez besoin et de l'inclusion du nombre et du type de prises, y compris les rallonges et les protections contre les surtensions, dans votre réservation d'équipement. Si vous avez besoin de prises indépendantes, des frais supplémentaires s'appliquent pour chaque équipement à connecter. Veuillez contacter Pinnacle Live pour plus d'informations.
Nous recommandons vivement l'utilisation de protections contre les surtensions pour tous les ordinateurs et équipements.
Il vous incombe de fournir tous les câbles et connecteurs nécessaires à l'utilisation des points de connexion électrique désignés. Toutes les installations et connexions doivent être effectuées par un membre de l'équipe Pinnacle Live.
Tous les câbles et fils exposés à la vue du public doivent être correctement fixés au sol et/ou au mur. Tout ruban adhésif doit être approuvé par l'hôtel ou la direction du lieu concerné avant d'être appliqué sur les revêtements de sol. Les câbles et les fils qui ne peuvent pas être correctement fixés par du ruban adhésif doivent être recouverts et fixés par une rampe de câbles appropriée.
Tous les cordons, fiches et multiprises doivent être homologués UL, en bon état, et tous les équipements à alimenter doivent être étiquetés avec le type exact de courant, de tension, de phase, de cycle, de puissance, etc. Tous les articles sont disponibles à la location auprès de Pinnacle Live.
L'utilisation de tout équipement doit être conforme aux codes CEC (Canadian Electrical Code), fédéraux, nationaux et locaux en vigueur.
TOUS LES POINTS D'ACCÈS SANS FIL NON AUTORISÉS PAR PINNACLE LIVE SONT INTERDITS. Les points d'accès fournis par le client sont interdits dans l'enceinte du programme sans l'accord écrit préalable de Pinnacle Live. Les points d'accès sans fil sans sortie de puissance réglable sont interdits en toutes circonstances. Si vous souhaitez présenter vos produits sans fil, vous devez contacter Pinnacle Live au moins quatorze (14) jours avant le début du programme afin que nous puissions tenter (mais sans garantie) de mettre en place un réseau d'exploitation cohérent qui limite ou contrôle les interférences. Les approbations peuvent entraîner des frais d'étude du site.

Indemnisation

Par la présente, le client et Pinnacle Live acceptent chacun de façon permanente d'indemniser, de défendre et de dégager l'autre de toute responsabilité en cas de réclamations, pertes, coûts (y compris les frais et honoraires raisonnables d'avocats), dommages ou blessures causés à des biens et à des personnes (y compris le décès) par des tiers à la suite d'actes de négligence, d'erreurs ou d'omissions de la partie indemnisante et de ses employés, agents, représentants et sous-traitants respectifs. Le client accepte également d'indemniser, de défendre et de dégager Pinnacle Live, ses sociétés affiliées et leur personnel respectif de toute responsabilité en cas de violation de droits d'auteur, de brevets ou de toute autre propriété intellectuelle, y compris les demandes de licences et de redevances, résultant de l'utilisation par Pinnacle Live de tout matériel fourni par le client, tel que des images, des enregistrements, des transmissions, des vidéos, des logiciels, du matériel ou toute autre forme de propriété intellectuelle, etc.

Limitation de la responsabilité

PINNACLE LIVE NE POURRA EN AUCUN CAS ÊTRE TENU RESPONSABLE ENVERS LE CLIENT OU UN TIERS DE TOUTE PERTE D'UTILISATION, DE REVENUS, DE BÉNÉFICES, DE DONNÉES OU DE TOUTE DIMINUTION DE VALEUR, OU ENCORE DE TOUT DOMMAGE CONSÉCUTIF, ACCIDENTEL, INDIRECT, EXEMPLAIRE, SPÉCIAL OU PUNITIF, QUE CE SOIT DANS LE CADRE D'UNE RUPTURE DE CONTRAT, D'UN DÉLIT (Y COMPRIS LA NÉGLIGENCE) OU AUTRE, QUE CES DOMMAGES AIENT ÉTÉ PRÉVISIBLES OU NON ET QUE PINNACLE LIVE AIT ÉTÉ OU NON INFORMÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES, ET NONOBSTANT LE FAIT QUE TOUT RECOURS CONVENU OU AUTRE N'AIT PAS ATTEINT SON OBJECTIF ESSENTIEL.
EN AUCUN CAS, LA RESPONSABILITÉ GLOBALE DE PINNACLE LIVE DÉCOULANT DU PRÉSENT CONTRAT OU LIÉE À CELUI-CI, QU'IL S'AGISSE D'UNE RUPTURE DE CONTRAT, D'UN DÉLIT CIVIL (Y COMPRIS LA NÉGLIGENCE) OU AUTRE, NE POURRA DÉPASSER LE TOTAL DES MONTANTS PAYÉS OU PAYABLES EN VERTU DU PRÉSENT CONTRAT.

Exclusion de garanties

PINNACLE LIVE NE DONNE AUCUNE GARANTIE DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT CONCERNANT L'ÉQUIPEMENT OU SES SERVICES, EXPLICITE OU IMPLICITE, Y COMPRIS, MAIS SANS S'Y LIMITER, TOUTE GARANTIE (a) DE QUALITÉ MARCHANDE; (b) D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER; (c) DE NON-INTERFÉRENCE; OU (d) GARANTIE CONTRE LA VIOLATION D'UN BREVET, D'UN DROIT D'AUTEUR, D'UNE MARQUE DE COMMERCE, D'UN SECRET COMMERCIAL OU D'UN AUTRE DROIT DE PROPRIÉTÉ D'UN TIERS, QUE CE SOIT EN VERTU DE LA LOI, D'UNE TRANSACTION, D'UNE EXÉCUTION, D'UN USAGE COMMERCIAL OU AUTRE.

Cas de force majeure

L'exécution du présent contrat par les parties est soumise aux actions gouvernementales, aux lois, ordonnances ou règlements applicables, aux cas de force majeure, aux ouragans, tremblements de terre et autres conditions météorologiques défavorables, à la guerre ou au terrorisme, aux grèves ou autres conflits de travail, aux défaillances de tiers ou à toute autre urgence de nature comparable indépendante de la volonté des parties, rendant dans chaque cas impossible, illégal ou irréalisable l'exécution de leurs obligations en vertu du présent contrat (« cas de force majeure »). En cas de survenance d'un événement de force majeure, les parties conviennent que, si possible, le programme faisant l'objet du présent contrat sera reporté à la première occasion disponible convenant à chaque partie; si les parties ne sont pas en mesure de reporter le programme, le présent contrat peut être résilié moyennant un préavis écrit raisonnable, sans frais d'annulation comme indiqué dans les présentes, étant entendu qu'en cas d'annulation ou de report du programme ou de résiliation du présent contrat en raison d'un cas de force majeure, Pinnacle Live remboursera au client tous les prépaiements et dépôts effectués par ce dernier, après déduction du remboursement de tout travail effectué et des dépenses engagées par Pinnacle Live jusqu'à la date d'annulation, de report ou de résiliation (ou le client devra, dans les quatorze jours suivant la facturation, payer Pinnacle Live pour toutes les dépenses engagées et le travail effectué si aucun dépôt ou prépaiement n'a été effectué).

Intégralité du contrat; modification. Le présent contrat remplace tous les contrats antérieurs, verbaux ou écrits, relatifs à l'objet des présentes et est considéré comme inviolable, sauf accord mutuel écrit. Les présentes conditions et le contrat prévalent sur toutes les conditions générales du client, que ce dernier ait ou non soumis sa demande, son ordre de modification ou ces conditions. La prestation de services au client ne constitue pas une acceptation des conditions du client et ne sert pas à modifier ou à amender les présentes conditions ou le contrat.